Współczesne firmy muszą mierzyć się z różnorodnymi kryzysami i zagrożeniami, które mogą znacząco utrudniać ich prawidłowe funkcjonowanie. Istnieją jednak skuteczne sposoby zapobiegania niepożądanym wydarzeniom i przygotowania się na usuwanie ich skutków.
Jakie są najczęstsze kryzysy i zagrożenia dla firm?
Zgodnie z wynikami analizy przeprowadzanej co roku przez Allianz Risk Barometer, do najczęstszych kryzysów i zagrożeń, z jakimi muszą mierzyć się współczesne firmy, zaliczają się przede wszystkim:
- przerwy w działalności,
- cyberataki,
- katastrofy naturalne,
- zmiany legislacyjne,
- zmiany rynkowe.
W 2021 roku do listy tej zostało dodane również ryzyko pandemiczne, powodujące takie zagrożenia, jak przeciążenie systemu opieki zdrowotnej i ograniczenie swobód w życiu społeczno-ekonomicznym.
Jaki jest najlepszy sposób na przygotowanie firmy do kryzysów?
Najlepszym sposobem na przygotowanie firmy do kryzysów jest wdrożenie skutecznego zarządzania kryzysowego. Rozumiane jest ono jako wszelka działalność związana z bezpieczeństwem, której celem jest zapobieganie sytuacjom kryzysowym, a także przygotowanie organizacji na przejmowanie nad nimi kontroli i odpowiednie reagowanie w wypadku ich wystąpienia. Zarządzanie kryzysowe obejmuje usuwanie skutków kryzysów i odtwarzanie zasobów infrastruktury krytycznej. Polega na stworzeniu strategii, dzięki której możliwe jest największe możliwe ograniczenie szkód. Składa się ona z wielu etapów dążących ostatecznie do przywrócenia firmy do normalnego funkcjonowania. Zarządzanie kryzysowe uwzględnia zarówno zagrożenia minione i obecne, jak i potencjalne, mogące wystąpić w przyszłości, jest więc skutecznym narzędziem zapobiegania kryzysom.
Sposoby minimalizowania ryzyka i zapobiegania kryzysom w firmie
W celu minimalizowania ryzyka i zapobiegania kryzysom w firmie w obrębie zarządzania kryzysowego opracowane zostają odpowiednie środki zapobiegawcze i pozwalające na gromadzenie środków niezbędnych do zwalczania skutków kryzysu.
- Zapobieganie
Zapobieganie kryzysom wymaga realizacji zadań, których celem jest całkowita eliminacja lub przynajmniej ograniczenie możliwości wystąpienia zagrożenia dla funkcjonowania firmy. Wykonywane są takie działania, jak:
- analiza zagrożeń,
- prognozowanie,
- planowanie strategiczne.
Do identyfikacji potencjalnych sytuacji kryzysowych w firmie wykorzystywane są z kolei:
- analiza SWOT, czyli metoda pozwalająca na identyfikację silnych i słabych stron, a także szans i zagrożeń ze względu na możliwość wystąpienia sytuacji kryzysowej,
- analiza typów sytuacji kryzysowej mogących stanowić potencjalne zagrożenie dla funkcjonowania firmy.
- Gromadzenie środków niezbędnych do zwalczania skutków kryzysu
W celu zgromadzenia niezbędnych w czasie kryzysu sił oraz środków podejmowane są następujące działania:
- opracowanie planów zarządzania kryzysowego,
- opracowanie planów operacyjnych,
- organizacja centrów zarządzania kryzysowego, systemów łączności, ostrzegania i alarmowania,
- tworzenie baz danych,
- przeprowadzenie stosownych szkoleń dla pracowników,
- tworzenie list typów sytuacji kryzysowych, ich scenariuszy,
- opracowanie ogólnych, uniwersalnych wytycznych i procedur zarządczych.
Strategie zarządzania sytuacjami kryzysowymi w firmie
W zarządzaniu różnymi rodzajami kryzysów i reagowaniu na ich skutki podejmowane są działania polegające na uruchomieniu sił ratowniczych, powołaniu sztabu kryzysowego, a także wdrożeniu określonych procedur, na które składają się przygotowane wcześniej plany i systemy ostrzegania oraz alarmowania i ochrony ludności. Ich celem jest przede wszystkim opanowanie źródeł kryzysu, ograniczenie zniszczeń i pomoc poszkodowanym. Służą ponadto minimalizacji strat i zabezpieczeniu bieżącej działalności firmy. Po zażegnaniu kryzysu konieczne jest wdrożenie działań dążących do odtworzenia infrastruktury przedsiębiorstwa. Ich celem jest przywrócenie pierwotnego charakteru firmy, a także jej dodatkowe umocnienie. Na tym etapie wykonywane są następujące czynności:
- szacowanie szkód,
- uzupełnienie zapasów,
- opracowanie wniosków z podjętych działań,
- przywrócenie podstawowych funkcji firmy,
- likwidacja pierwotnych skutków zagrożeń.
Przeprowadzana jest ponadto analiza wszystkich etapów sytuacji kryzysowej. Omówione zostają słabe punkty przedsiębiorstwa i symptomy zagrożenia. Wykonywana jest także ocena skuteczności działań podjętych w ramach zarządzania kryzysowego, z uwzględnieniem ich przydatności w perspektywie kolejnych potencjalnych kryzysów.
Korzyści wynikające z posiadania skutecznego planu zarządzania kryzysowego
Posiadanie skutecznego planu zarządzania kryzysowego pozwala firmie dobrze przygotować się na sytuacje kryzysowe. Sprawia także, że usuwanie skutków niespodziewanych wydarzeń przebiega sprawnie. Dzięki planowi zarządzania kryzysowego można znacząco zmniejszyć wpływ sytuacji kryzysowej zarówno na działanie firmy, jak i zatrudnianych przez nią pracowników. W efekcie ryzyko odczuwania długotrwałych konsekwencji niespodziewanego wydarzenia ulega zmniejszeniu.
