System zarządzania jakością pozwala firmie zwiększyć wydajność produkcji, jednocześnie zmniejszając ilość generowanych odpadów. Umożliwia również zmniejszenie ilości otrzymywanych reklamacji. Co składa się na system zarządzania jakością i kto jest odpowiedzialny za jego wdrożenie?
Czym jest system zarządzania jakością?
System zarządzania jakością to zbiór zasad, procedur, metod, narzędzi oraz opisów stanowisk pracy, ludzi i relacji między nimi, którego zadaniem jest osiągnięcie wyznaczonych założeń jakości. Służy dążeniu do doskonalenia efektywności i elastyczności organizacji, by mogła ona spełniać potrzeby, wymagania i oczekiwania klienta. Zasady systemu zarządzania jakością zostały zdefiniowane w normach z rodziny ISO 9000 – ISO 9000, ISO 9001 i ISO 9004.
- ISO 9000: Systemy zarządzania jakością. Podstawy i terminologia
ISO 9000 stanowi wprowadzenie do pozostałych norm z rodziny. Opisuje podstawy zarządzania jakością i definiuje stosowane w normach terminy.
- ISO 9001: Systemy zarządzania jakością – Wymagania
ISO 9001 to norma uznawana międzynarodowo, która stanowi podstawę dla procesów certyfikacyjnych. Zawiera wymagania dla wdrażania i certyfikacji systemów zarządzania jakością.
- ISO 9004: Systemy zarządzania jakością. Wytyczne doskonalenia funkcjonowania
ISO 9004 to norma szczególnie przydatna w procesach służących utrzymaniu wdrożonego systemu. Zawiera wytyczne dotyczące doskonalenia systemu zarządzania jakością.
Najważniejsze elementy systemu zarządzania jakością
W systemie zarządzania jakością wyróżnia się cztery kluczowe elementy – planowanie jakości, zapewnienie jakości, sterowanie jakością oraz doskonalenie jakości.
- Planowanie jakości
Planowanie jakości to działania ukierunkowane na ustalenie celów jakościowych i określenie niezbędnych procesów operacyjnych wraz ze związanymi z nimi zasobami.
- Zapewnienie jakości
Na zapewnienie jakości składają się działania niezbędne do zapewnienia niezawodności usługi lub produktu celem zyskania zaufania klientów i interesariuszy.
- Sterowanie jakością
Sterowanie jakością rozumiane jest jako szereg działań podejmowanych w celu spełnienia wymogów jakościowych i utrzymania niezawodności w osiąganiu wyników.
- Doskonalenie jakości
Doskonalenie jakości ukierunkowane jest na zwiększenie zdolności do spełnienia wymagań jakościowych. Uwzględnia procesy służące wdrożeniu niezbędnych zmian dążących do osiągnięcia lepszych wyników.
Gdzie wdraża się system zarządzania jakością?
System zarządzania jakością wdrażany jest we wszystkich organizacjach, które chcą wykazać się zdolnością dostarczania usług lub wyrobów spełniających wymogi prawne oraz oczekiwania konsumentów. Stosowany jest w firmach z różnych branż celem poprawienia wydajności i przyspieszenia rozwoju. System zarządzania jakością nadaje się do wdrożenia w każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości, rodzaju oraz typu dostarczanych usług lub wyrobów.
Kto jest odpowiedzialny za wdrożenie systemu zarządzania jakością?
Implementacja systemu zarządzania jakością w organizacji jest procesem stopniowym. Za jego inicjację odpowiedzialne jest najwyższe kierownictwo, które wyznacza pełnomocnika ds. systemów zarządzania jakością, czyli osobę posiadającą stosowną wiedzę oraz niezbędne uprawnienia. Pełnomocnik ten posiada dostęp do danych i personelu z różnych działów firmy, ma również zapewnioną właściwą obsługę administracyjną i odpowiednie środki finansowe. Jego rolą jest analiza celu wdrażania systemu zarządzania jakością i określenie planu działania dostosowanego do potrzeb firmy, uwzględniającego wszelkie ewentualne trudności mogące spowolnić proces. Do zadań pełnomocnika ds. systemów zarządzania jakością należą ponadto:
- ustalenie hierarchii przebiegu różnorodnych procesów oraz zachodzących między nimi relacji,
- wybór metod monitorowania i pomiarów procesów, wyrobów, dostawców, systemu zarządzania oraz zadowolenia klientów,
- wybór obszarów, w których można dokonać ulepszeń,
- określenie wymogów dotyczących gromadzenia i przechowywania danych odnoszących się do procesów przedsiębiorstwa,
- ustalenie zasad wykorzystania dokumentów systemowych,
- podejmowanie decyzji dotyczących koniecznych działań korygujących i zapobiegawczych,
- sporządzanie harmonogramów audytów i przeglądów systemu.
Pełnomocnik ds. systemów zarządzania jakością jest zobligowany do informowania kierownictwa firmy o postępach w procesie wdrażania systemu zarządzania jakością. Ma również obowiązek wystąpić z wnioskiem o wykonanie audytu certyfikacyjnego, jeżeli przeprowadzone audyty wewnętrzne dały pozytywne wyniki.
W celu zdobycia kwalifikacji niezbędnych do pełnienia funkcji pełnomocnika ds. systemów zarządzania jakością w firmie, konieczne jest ukończenie stosownego kursu organizowanego przez certyfikowany ośrodek szkoleniowy. Ośrodkiem tego typu jest Bureau Veritas, dający dostęp do wiedzy potrzebnej do sprawnego i skutecznego nadzoru nad funkcjonowaniem systemu zarządzania jakością w organizacjach różnego rodzaju i różnej wielkości.
